샘플은 완벽했는데 첫 양산품이 달랐습니다
중국 공장 양산 전 회의(PPM)·초도품 검사(FAI) 가이드 - 샘플과 양산품이 달라지는 이유, PPM 참석자와 안건, 초도품 검사 항목과 판정, 현장에 못 갈 때의 대안, 요청 문구와 계약 조항, 체크리스트까지

안녕하세요, 스타트메이드입니다.

캠핑용 접이식 알루미늄 테이블을 수입하는 업체가 있었습니다. 샘플을 두 번 수정한 끝에 승인하고 3,000개를 발주했습니다. 그런데 선적 전 검사에서 상판 색이 승인 샘플보다 한 톤 어둡게 나왔고, 다리 고정 핀 구멍이 1.5mm 어긋나 조립이 뻑뻑했습니다. 불량률은 18%였습니다.

원인을 따라가 보니 공장이 대충 만든 게 아니었습니다. 샘플과 양산품이 애초에 다른 조건에서 만들어졌습니다. 샘플은 개발실 기술자가 손으로 맞춰 만들었고, 양산은 다른 라인에서 새 지그로, 다른 공급처의 알루미늄 판재로 진행됐습니다. 양산 라인 반장은 승인 샘플을 한 번도 본 적이 없었습니다. 재작업에 3주가 걸렸고 성수기 입고 일정은 놓쳤습니다.

이 간격을 메우는 절차가 양산 전 회의(PPM, Pre-Production Meeting)와 초도품 검사(FAI, First Article Inspection)입니다. 이번 글에서는 샘플과 양산품이 달라지는 이유, PPM의 참석자와 안건, 초도품 검사 항목과 판정 기준, 현장에 못 갈 때의 대안, 요청 문구와 계약 조항까지 정리했습니다.

샘플 승인은 "이렇게 만들 수 있다"는 확인이고, 초도품 승인은 "이 라인에서 이렇게 만들고 있다"는 확인입니다. 둘 사이의 간격을 메우지 않으면 승인 샘플은 공장 사무실 진열장에만 남습니다.

1. 샘플과 양산품은 왜 달라지는가

샘플은 좋았는데 양산품이 다르게 나오는 일은 흔합니다. 공장의 성의보다는 구조 탓이 큽니다. 샘플과 양산은 만드는 사람도, 설비도, 자재도 다를 수 있습니다.

샘플을 어떻게 단계별로 승인하는지는 34편, 사양서와 BOM을 정리하는 방법은 59편에서 다뤘습니다. 이번 글은 그 승인 샘플이 양산 라인까지 제대로 내려갔는지 확인하는 단계를 다룹니다.

2. 양산 전 회의(PPM)는 언제, 누구와 하는가

PPM은 원자재가 공장에 들어온 뒤, 양산 착수 2~5일 전에 엽니다. 자재가 들어오기 전에 하면 실제 자재를 확인할 수 없고, 양산을 시작한 뒤에 하면 이미 늦습니다. 중국 공장에서는 "产前会"라고 부르는데, 수출 경험이 많은 공장은 바이어가 요청하지 않아도 내부적으로 진행합니다.

가장 중요한 참석자는 영업 담당이 아니라 라인 반장입니다. 바이어와 이야기하는 사람은 영업이지만 물건은 라인 반장이 만듭니다. 영업 담당만 나온 회의에서 정한 내용은 라인까지 잘 내려가지 않습니다.

3. PPM에서 확인할 안건

회의는 1~2시간이면 충분합니다. 다만 안건을 미리 보내고, 각 항목마다 실물이나 문서를 테이블 위에 올려놓고 확인해야 합니다.

회의가 끝나면 합의 내용을 회의록으로 남기고 양측이 서명합니다. 회의록에는 "샘플 때와 달라진 점"을 따로 한 칸 만들어 적어 두세요. 공장이 "달라진 점 없음"이라고 쓴다면 그것도 기록으로 남습니다. 생산 일정 전체를 추적하는 방법은 102편을 참고하세요.

4. 초도품 검사(FAI) — 양산 라인의 첫 제품을 확인합니다

초도품은 양산 라인에서 양산 지그와 양산 자재로 처음 만든 제품입니다. 이 제품을 승인 샘플, 도면과 나란히 놓고 대조하는 것이 초도품 검사입니다. 초도품이 합격해야 본양산에 들어갑니다.

수량은 제품에 따라 다르지만 보통 5~10개, 금형 제품이라면 캐비티마다 최소 1~2개씩 확인합니다. 캐비티별 차이가 왜 중요한지는 33편에서 설명했습니다.

5. 현장에 갈 수 없을 때

발주할 때마다 중국 공장에 갈 수는 없습니다. PPM은 화상 회의로도 충분히 할 수 있습니다. 라인 반장을 꼭 앉혀 두고, 공장 쪽에서 카메라로 승인 샘플과 입고 자재를 비추게 해 하나씩 확인하면 됩니다. 초도품은 측정하는 장면을 영상으로 찍어 보내 달라고 하세요. 중요한 제품이라면 초도품 실물을 특송으로 받아 손으로 만져 보는 게 가장 확실합니다. 항공 특송은 보통 2~4일이 걸리므로 그동안 양산을 보류할지 미리 정해 둬야 합니다.

현지 검사 기관이나 대리인을 쓰는 방법도 있습니다. 제3자 검사 기관 활용은 47편, 선적 전 검사와의 차이는 100편을 참고하세요.

6. PPM·초도품 요청 문구 예시

"양산 전에 한번 확인하고 싶다" 정도로 요청하면 공장은 사진 몇 장을 보내고 끝냅니다. 무엇을 준비하고, 어떤 조건으로 만든 초도품을, 어떤 증빙과 함께 보내야 하는지 구체적으로 적어 보내세요.

한국어로 풀면 "양산 전 회의에 생산·품질·구매 책임자 참석, 승인 샘플과 최신 사양서·BOM·자재 정보 준비, 초도품은 양산 라인·양산 지그·양산 자재로 제작(개발실 제작품 불인정), 전체 치수 측정 보고서·나란히 놓고 찍은 비교 사진·기능 시험 영상 제출, 서면 승인 전 양산 착수 금지, 변경 시 사전 통보와 초도품 재확인"이라는 내용입니다. 공장과의 소통 요령은 41편을 참고하세요.

7. 계약서에 넣어 둘 조항

PPM과 초도품 승인은 구두로 약속하면 바쁜 시즌에 가장 먼저 생략됩니다. 발주서나 품질보증협약서에 넣어 두면 공장의 의무가 됩니다.

• 양산 착수 전 PPM 실시 의무와 필수 참석자
• 초도품 서면 승인 전 양산 착수 금지
• 승인 없이 생산한 물량에서 불량이 나오면 재작업·재생산 비용은 공장 부담
• 승인 샘플(封样)은 양측이 1세트씩 봉인·서명해 보관
• 원자재·공급처·공정·지그 변경 시 사전 통보와 초도품 재승인

품질 기준 전반을 계약으로 정하는 방법은 103편, 양산 도중 생기는 설계·자재 변경을 관리하는 방법은 119편에서 정리했습니다.

8. 실제 사례 세 가지

상담에서 자주 마주치는 유형을 익명화해 정리했습니다. 수치는 예시입니다.

사례 1 — 접이식 테이블 색상·조립 불량

글 첫머리의 사례입니다. 이 업체는 다음 발주부터 PPM을 열어 라인 반장에게 승인 샘플을 직접 보여 주고, 알루미늄 판재 공급처를 회의록에 적게 했습니다. 초도품 5개는 핀 구멍 위치를 전수 측정한 뒤에야 양산을 승인했고, 이후 두 번의 발주에서 같은 문제는 나오지 않았습니다.

사례 2 — 화장품 용기 펌프 토출량

화장품 용기를 발주한 업체는 PPM에서 펌프 부품의 공급처가 샘플 때와 바뀌었다는 사실을 알게 됐습니다. 공장은 "같은 규격"이라고 했지만, 초도품 토출량을 측정해 보니 1회당 0.2ml가 적었습니다. 결국 기존 공급처의 펌프로 되돌린 뒤 양산을 시작했습니다.

사례 3 — 봉제 파우치 박음질

봉제 파우치를 만드는 업체는 초도품에서 박음질 간격이 샘플보다 넓어진 것을 발견했습니다. 샘플은 3cm에 12땀이었는데 초도품은 9땀이었습니다. 라인이 생산 속도를 맞추려고 재봉틀 설정을 바꾼 것이었습니다. 작업 표준서에 땀 수를 숫자로 적어 넣고 다시 초도품을 받았습니다.

9. 자주 하는 실수

• 영업 담당하고만 회의하고 라인 반장은 부르지 않은 경우
• 원자재가 들어오기 전에 PPM을 해서 실제 자재를 확인하지 못한 경우
• 개발실에서 만든 제품을 초도품으로 받아 승인한 경우
• 초도품 사진만 보고 치수 측정 데이터는 받지 않은 경우
• 초도품 승인을 기다리지 않고 공장이 양산을 시작하도록 둔 경우
• 승인 샘플을 공장에만 맡기고 바이어 쪽에는 보관하지 않은 경우

10. PPM·초도품 체크리스트

PPM 전

• 승인 샘플을 봉인해 양측이 1세트씩 보관했다
• 최신 사양서·도면·BOM의 개정 번호를 공장과 맞췄다
• 원자재 입고 일정에 맞춰 PPM 날짜를 잡았다
• 안건과 필수 참석자를 미리 보냈다

PPM 당일

• 라인 반장이 승인 샘플을 직접 보고 확인했다
• 입고 자재의 공급처·규격이 샘플 때와 같은지 확인했다
• 샘플 때와 달라진 공정·지그를 회의록에 적었다
• 초도품, 중간 검사, 출하 검사 날짜를 정했다

초도품 판정

• 양산 라인·양산 지그·양산 자재로 만든 것인지 확인했다
• 전체 치수 측정 데이터를 받았다(금형 제품은 캐비티별)
• 같은 조명 아래 승인 샘플과 나란히 놓고 비교했다
• 판정 결과를 서면으로 통보한 뒤 양산을 승인했다

마무리 - 샘플 승인은 시작일 뿐입니다

샘플을 승인했다고 품질까지 끝난 건 아닙니다. 샘플은 공장이 만들 수 있다는 증거일 뿐, 양산 라인이 그렇게 만든다는 증거가 되지는 않습니다. PPM은 그 기준을 라인까지 전달하는 자리이고, 초도품 검사는 전달이 제대로 됐는지 확인하는 절차입니다.

두 단계를 합쳐도 시간은 보통 3~5일 정도입니다. 선적 전 검사에서 불량을 찾아 재작업하느라 몇 주를 날리는 것보다 훨씬 싸게 먹힙니다.

당장 해 볼 일도 있습니다. 다음 발주의 생산 일정표를 꺼내 "초도품 확인" 날짜가 들어 있는지 확인해 보세요. 그 날짜가 없다면 양산품이 샘플과 같은지는 선적 직전에야 알게 됩니다.

스타트메이드는 PPM 안건 작성과 회의 참석, 초도품 현장 검사, 승인 샘플 봉인과 관리까지 현지에서 함께 지원합니다. 샘플은 좋았는데 양산품이 달랐던 경험이 있다면 다음 발주부터 같이 챙겨 드립니다.