下单3,000件，到货只有2,860件
中国工厂数量溢短装与短装索赔指南 - 数量为何会短少或超出、如何约定溢短装比例、尾箱与箱数核对、备品要求、到货后短装索赔流程、要求措辞与合同条款，以及核对清单
您好，这里是StartMade。
有一家进口厨房用硅胶盖的客户，下单3,000件并付清了尾款，可物流仓库入库验收时只点到2,860件，少了140件，约4.7%。联系工厂后，得到的回复是：“生产中出了些不良品，挑出来没发，本来就会差几个百分点。”
回头翻合同，关于数量允许范围的条款一行都没有。发票上写的是3,000件，货款也按3,000件付了，但差额怎么结算，没有任何依据。双方花了两周才谈妥在下一单里扣减，这期间客户只好把网店的部分商品设为售罄。
和中国工厂打交道，数量差异比想象中更常见。本文梳理数量为何会短少或超出、如何约定溢短装比例、出货前怎样核对数量、到货后发现短装怎么处理，以及要求措辞和合同条款。
数量比品质更容易核对，却往往是最后才核对的项目。短多少可以接受、多出来由谁买单，如果不在订单上用数字写清楚，每次出现差异都得重新谈一遍。
1. 数量为什么会短少或超出
数量差异多半源于生产结构，而不是工厂故意欺瞒。工厂会预估不良率、多投一点原材料，实际不良比预期多就会短少，比预期少就会多出来。再加上原材料最小采购量、包装环节点数出错等因素，差异就产生了。
| 原因 | 结果 | 常见情形 |
|---|---|---|
| 生产损耗（挑出不良） | 短少 | 注塑、缝制、印刷等工序损耗大的产品 |
| 多投料但不良较少 | 超出 | 工厂把多出的数量一起装运并收款 |
| 原材料·印刷最小量 | 超出 | 定制印刷彩盒、标签、面料 |
| 每箱数量与尾箱 | 短少或超出 | 装零头的尾箱没有标注实际数量 |
| 包装环节点数错误 | 短少 | 手工点数或称重计数的小零件 |
| 出货前被挪给其他订单 | 短少 | 旺季、同一产品供应多个买家的工厂 |
如何在规格书和BOM中写入数量条件，请参见第59期；如何跟踪生产进度，请参见第102期。
2. 用数字约定溢短装比例
中国工厂把数量允许范围称为“溢短装”。订单上写明“数量±3%”之类的条件，范围内的差异就不是索赔问题，而是结算问题，按实际出货数量调整货款即可。
| 产品类型 | 常用范围 | 备注 |
|---|---|---|
| 组装成品 | ±0~3% | 数量少、单价高时固定为0% |
| 注塑·模具小零件 | ±3~5% | 常按重量计数 |
| 缝制·面料产品 | ±3~5% | 考虑裁剪损耗 |
| 印刷包材·标签 | ±5~10% | 印刷工艺难以精确控制数量 |
表中数字只是行业里常见的例子，并非固定规则。如果已经向销售渠道承诺了数量，也可以上下分开约定，比如“短装0%，溢装+3%”。
除了范围，还要约定结算方式。写明“按实际出货数量×单价结算”“超出溢短装范围的数量由买方决定是否接收，不接收的由工厂自费收回或处理”，就能避免工厂把多余的货一起发来再收钱。
3. 尾箱与箱数——出货前怎么点数
3,000件按每箱48件装，能装满62箱，还剩24件。最后这一箱叫尾箱，外箱上如果没有标注，装箱单数量和实际数量就很容易对不上。
| 核对项目 | 方法 |
|---|---|
| 箱数 | 对比装箱单上的箱数与装柜前的实际箱数 |
| 每箱数量 | 随机抽几箱开箱，清点单件数量 |
| 尾箱 | 在外箱上单独标注实际数量 |
| 箱重 | 同样装箱数的箱子重量应相差不大，哪箱偏轻就开箱看 |
| 备品箱 | 不与正常数量混装，单独装箱、单独标注 |
如果委托做出货前检验（第100期），请特别要求把数量核对列入检验项目。有的验货员只看品质，不数箱数。装柜过程请参见第101期，装箱单与发票不一致引起的清关问题请参见第116期。
4. 备品要单独提出
产品有易耗零件，或者运输中容易破损，最好在正常数量之外另行要求备品。有的工厂会免费多放订单数量的1~2%，有的则按单价收费。不管哪种，都要写进订单。只是口头拜托的备品，往往先被拿去补足短少的正常数量。
备品和售后零件库存的管理方法，请参见第55期。
5. 到货后发现短装时
发现短装，先要分清货是在哪个环节少的。少在哪里，责任方就不同。
| 情形 | 可能的原因 | 联系对象 |
|---|---|---|
| 箱数对，但箱内数量不足 | 工厂包装环节 | 工厂 |
| 箱数本身不足 | 装柜遗漏或运输途中丢失 | 货代、工厂（核对装柜照片） |
| 纸箱破损或有重新包装痕迹 | 运输途中丢失·被盗 | 货代、保险公司 |
证据要在入库当天留下。把外箱状态、运单、开箱过程和实际点数拍照录像，并称一下箱重。过几天库存一混，工厂就会回一句“是不是你们仓库弄丢的”。货运保险理赔请参见第57期，索赔流程请参见第36期。
| 解决方式 | 适用情形 | 注意事项 |
|---|---|---|
| 下一单补发 | 确定会返单 | 在下一张订单上单独写明补发数量 |
| 扣款·退款 | 返单计划不确定 | 尾款未付时最容易处理 |
| 快递补发 | 销售时间紧迫 | 先谈好快递费由谁承担 |
如果尾款是在收到出货单据后才付，短装结算会容易得多。付款条件的设计请参见第106期，质量保证金预留请参见第110期。
6. 数量条件要求措辞示例
只发一句“请把数量做准”，工厂回一句“好的”就结束了。请把允许范围、结算依据、尾箱和备品的标注方式、出货前要提供的资料具体写出来。
1. 本订单溢短装范围为±3%，按实际出货数量结算货款。
2. 超出溢短装范围的多余数量，须事先取得我方书面同意，否则我方有权拒收，相关费用由贵司承担。
3. 尾箱请在外箱上单独标注实际装箱数量。
4. 备品（订单数量的1%）请单独装箱并标注"SPARE"，不得计入正常数量。
5. 出货前请提供列明每箱数量和毛重的装箱单，以及装柜时的箱数照片。
与工厂沟通的技巧，请参见第41期。
7. 合同中应写入的条款
等问题出现了再谈数量条件就晚了。请事先写进订单或采购合同。
- 数量允许范围（±%），短装与溢装分别约定
- 按实际出货数量结算
- 超出允许范围的数量，未经买方书面同意无接收义务
- 短装通知期限（例：入库后7~14天）及解决方式（补发、扣款、退款）
- 备品数量、免费或收费，以及单独包装义务
- 每箱装箱数标准与尾箱标注义务
用合同约定品质标准与责任的方法，请参见第103期。
8. 三个真实案例
以下是咨询中常见类型的匿名整理，数字仅为示例。
案例1——硅胶盖短少140件
就是文章开头的案例。从下一单开始，这家客户在订单上写明“短装0%，溢装+2%，按实际出货数量结算”，并在付尾款前拿到列明每箱数量和重量的装箱单。之后三次下单，数量差异都在1%以内，结算在发票阶段就完成了。
案例2——印刷礼盒多出12%并要求付款
一家客户订了5,000个定制印刷礼盒，结果到了5,600个，工厂要求追加600个的货款。理由是考虑印刷损耗多印了一些，结果不良品比预期少。合同里没有允许范围，客户最后以半价收下多出的部分，下一单起加上了“±5%，溢装须经书面同意后方可出货”。
案例3——尾箱未标注
一家客户收到手机壳2,000个，每箱50个，共40箱。工厂其实只做了1,980个，最后一箱只装了30个，却和其他箱子一样贴着“50PCS”标签。收货人员只数了箱数，按2,000个入账，一个月后盘点才发现少了20个。工厂以通知太晚为由拒绝承担责任。现在这家客户入库时会给每一箱称重。
9. 常见失误
- 订单上没写数量允许范围
- 只看发票数量就先付了尾款
- 入库时只数箱数，不核对箱内数量
- 只口头要求备品，结果和正常数量混在一起到货
- 几周后才发现短装，工厂不再认账
- 工厂多发货并要求付款，照单全付
10. 数量管理核对清单
下单阶段
- 分别约定了短装和溢装的允许比例（±%）
- 在订单上写明按实际出货数量结算
- 加入了溢装须经书面同意后出货的条件
- 约定了备品数量及是否收费
出货前
- 拿到了列明每箱数量和毛重的装箱单
- 确认尾箱标注了实际数量
- 确认备品单独装箱
- 拿到了装柜箱数的照片
入库时
- 核对了箱数和外箱状态
- 随机开箱清点了单件数量
- 称了箱重，挑出异常的箱子
- 如有短装，当天留下证据并在期限内通知
结语 - 数量也是规格的一部分
很多买家仔细核对品质，数量却想着“工厂会自己做准”就放过了。可数量差异会同时影响销售计划、库存和结算。短多少可以接受、多出来由谁买单、少了怎么补，只要在订单上用数字写清楚，出现差异时也不用谈判，结算就能解决。
现在就能做一件事：打开正在进行的订单，看看数量旁边有没有±标注。如果没有，把上面的措辞发给工厂，这周内谈妥就好。
StartMade在当地协助您设计订单数量条件、出货前核对数量和箱数、谈判短装索赔。如果您曾因数量对不上而打乱销售计划，从下一单开始我们和您一起把关。