3,000개를 발주했는데 2,860개가 왔습니다
중국 공장 수량 과부족·부족분 대응 가이드 - 수량이 모자라거나 남는 이유, 과부족 허용 범위 정하는 법, 끝 박스와 박스 수 확인, 스페어 요청, 도착 후 부족분 클레임 절차, 요청 문구와 계약 조항, 체크리스트까지
안녕하세요, 스타트메이드입니다.
주방용 실리콘 뚜껑을 수입하는 업체가 있었습니다. 3,000개를 발주하고 잔금까지 모두 보냈는데, 물류창고에서 입고 검수를 해 보니 2,860개였습니다. 140개, 약 4.7%가 모자랐습니다. 공장에 연락하자 "생산 중에 불량이 나와서 빼고 보냈다, 원래 몇 퍼센트는 차이가 난다"는 답이 돌아왔습니다.
계약서를 다시 펴 보니 수량 허용 범위에 대한 문장은 한 줄도 없었습니다. 송장에는 3,000개가 찍혀 있었고 대금도 3,000개 기준으로 치렀는데, 차이를 어떻게 정산할지 정해 둔 근거가 없었습니다. 다음 발주에서 차감하는 것으로 합의하기까지 2주가 걸렸고, 그사이 오픈마켓 판매분 일부를 품절 처리해야 했습니다.
중국 공장과 거래하다 보면 수량 차이는 생각보다 자주 생깁니다. 이번 글에서는 수량이 모자라거나 남는 이유, 과부족 허용 범위를 정하는 방법, 출하 전 수량 확인, 도착 후 부족분을 발견했을 때의 대응, 요청 문구와 계약 조항까지 정리했습니다.
수량은 품질보다 확인하기 쉬운데도 가장 늦게 확인하는 항목입니다. 몇 개까지 모자라도 되는지, 남으면 누가 사는지를 발주서에 숫자로 적어 두지 않으면 차이가 생길 때마다 협상을 새로 해야 합니다.
1. 수량은 왜 모자라거나 남는가
수량 차이는 공장이 일부러 속여서라기보다 생산 구조 때문에 생기는 경우가 많습니다. 공장은 불량을 예상해 원자재를 조금 더 넣고 생산하는데, 실제 불량이 예상보다 많으면 모자라고 적으면 남습니다. 여기에 원자재 최소 구매 단위나 포장 단계의 계수 실수가 겹칩니다.
| 원인 | 결과 | 흔한 상황 |
|---|---|---|
| 생산 손실(불량 선별) | 부족 | 사출, 봉제, 인쇄처럼 공정 손실이 큰 제품 |
| 여유 투입 후 불량이 적음 | 초과 | 공장이 남은 수량을 함께 싣고 대금을 청구 |
| 원자재·인쇄물 최소 단위 | 초과 | 맞춤 인쇄 박스, 라벨, 원단 |
| 박스 입수와 끝 박스 | 부족 또는 초과 | 끝자리 수량을 담은 박스에 실제 입수 표기가 빠짐 |
| 포장 단계 계수 오류 | 부족 | 손으로 세거나 무게로 세는 소형 부품 |
| 출하 직전 다른 주문으로 전용 | 부족 | 성수기, 같은 제품을 여러 바이어에 납품하는 공장 |
사양서와 BOM에 수량 조건까지 정리하는 방법은 59편, 생산 진행 상황을 추적하는 방법은 102편에서 다뤘습니다.
2. 과부족 허용 범위를 숫자로 정하기
중국 공장에서는 수량 허용 범위를 "溢短装"이라고 부릅니다. 발주서에 "수량 ±3%"처럼 적어 두면 그 범위 안의 차이는 클레임이 아니라 정산 문제가 됩니다. 실제 출하 수량대로 대금을 맞추면 끝납니다.
| 제품 유형 | 흔히 쓰는 범위 | 비고 |
|---|---|---|
| 완제품 조립품 | ±0~3% | 수량이 적고 단가가 높으면 0%로 고정 |
| 사출·금형 소형 부품 | ±3~5% | 무게로 계수하는 경우가 많음 |
| 봉제·원단 제품 | ±3~5% | 재단 손실을 반영 |
| 인쇄 포장재·라벨 | ±5~10% | 인쇄 공정 특성상 정확한 수량을 맞추기 어려움 |
표의 수치는 업계에서 흔히 보는 예시일 뿐 정해진 규칙은 아닙니다. 판매 채널에 이미 수량을 약속했다면 "부족 0%, 초과 +3%"처럼 위아래를 다르게 정해도 됩니다.
범위와 함께 정산 기준도 정해야 합니다. "실제 출하 수량 × 단가로 정산", "허용 범위를 넘는 초과분은 바이어가 수령 여부를 선택하고, 수령하지 않으면 공장이 회수하거나 폐기"처럼 적어 두면 공장이 남은 수량을 실어 보내고 청구하는 일을 막을 수 있습니다.
3. 끝 박스와 박스 수 — 출하 전에 세는 법
3,000개를 박스당 48개씩 담으면 62박스가 차고 24개가 남습니다. 이 마지막 박스를 끝 박스(尾箱)라고 하는데, 외부 표기가 빠지면 패킹리스트 수량과 실제 수량이 어긋나기 쉽습니다.
| 확인 항목 | 방법 |
|---|---|
| 박스 수 | 패킹리스트의 박스 수와 적재 전 실제 박스 수를 비교 |
| 박스 입수 | 무작위로 고른 박스 몇 개를 열어 낱개 수량 확인 |
| 끝 박스 | 박스 외부에 실제 입수를 따로 표기 |
| 박스 무게 | 입수가 같은 박스끼리는 무게 편차가 작아야 정상. 한 박스만 가벼우면 열어 봄 |
| 스페어 박스 | 본 수량과 섞지 않고 별도 박스에 별도 표기 |
선적 전 검사(100편)를 맡긴다면 수량 확인을 검사 항목에 넣어 달라고 따로 요청하세요. 검사원이 품질만 보고 박스 수는 세지 않는 경우가 있습니다. 컨테이너 적재 과정은 101편, 포장명세서와 송장이 어긋날 때 생기는 통관 문제는 116편에서 정리했습니다.
4. 스페어(여유분)는 따로 요청합니다
소모성 부품이 있거나 운송 중 파손이 잦은 제품이라면 본 수량과 별개로 스페어를 요청해 두는 게 좋습니다. 중국 공장에서는 "备品"이라고 하는데, 발주 수량의 1~2%를 무상으로 넣어 주는 공장도 있고 단가를 받는 공장도 있습니다. 어느 쪽이든 발주서에 적어야 합니다. 말로만 부탁한 스페어는 모자란 본 수량을 채우는 데 먼저 쓰이기 쉽습니다.
스페어와 A/S용 부품 재고를 어떻게 운영하는지는 55편에서 다뤘습니다.
5. 도착 후 부족분을 발견했을 때
부족을 발견하면 어디서 빠졌는지부터 가려야 합니다. 빠진 지점에 따라 책임지는 쪽이 달라집니다.
| 상황 | 가능성이 큰 원인 | 연락할 곳 |
|---|---|---|
| 박스 수는 맞는데 박스 안 수량이 부족 | 공장 포장 단계 | 공장 |
| 박스 수 자체가 부족 | 적재 누락 또는 운송 중 분실 | 포워더, 공장(적재 사진 확인) |
| 박스가 찢기거나 재포장 흔적 | 운송 중 분실·도난 | 포워더, 보험사 |
증거는 입고 당일에 남깁니다. 박스 외관과 운송장, 개봉 장면, 실제로 센 수량을 사진과 영상으로 남기고 박스 무게도 재 둡니다. 며칠 지나 재고를 섞어 버리면 공장은 "창고에서 빠진 것 아니냐"고 답합니다. 화물 보험 청구는 57편, 클레임 절차 전반은 36편을 참고하세요.
| 해결 방법 | 맞는 상황 | 주의할 점 |
|---|---|---|
| 다음 발주에 보충 | 재발주가 확실할 때 | 보충 수량을 다음 발주서에 따로 적기 |
| 대금 차감·환불 | 재발주 계획이 불확실할 때 | 잔금 지급 전이라면 가장 쉬움 |
| 특송 보충 | 판매 일정이 급할 때 | 특송비를 누가 낼지 먼저 합의 |
잔금을 선적 서류를 받은 뒤에 보내는 구조라면 부족분 정산이 훨씬 쉽습니다. 결제 조건 설계는 106편, 품질 보증금 유보는 110편에서 정리했습니다.
6. 수량 조건 요청 문구 예시
"수량 정확히 맞춰 주세요"라고만 보내면 공장은 "알겠다"고 답하고 끝납니다. 허용 범위와 정산 기준, 끝 박스와 스페어 표기, 출하 전에 받을 자료를 구체적으로 적어 보내세요.
1. 本订单溢短装范围为±3%，按实际出货数量结算货款。
2. 超出溢短装范围的多余数量，须事先取得我方书面同意，否则我方有权拒收，相关费用由贵司承担。
3. 尾箱请在外箱上单独标注实际装箱数量。
4. 备品（订单数量的1%）请单独装箱并标注"SPARE"，不得计入正常数量。
5. 出货前请提供列明每箱数量和毛重的装箱单，以及装柜时的箱数照片。
한국어로 풀면 "수량 허용 범위 ±3%, 실제 출하 수량 기준 정산, 범위를 넘는 초과분은 사전 서면 동의가 없으면 수령 거부 가능하고 관련 비용은 공장 부담, 끝 박스 외부에 실제 입수 표기, 스페어 1%는 별도 박스에 SPARE 표기하고 본 수량에 포함하지 않음, 출하 전 박스별 수량·총중량 패킹리스트와 적재 박스 수 사진 제공"이라는 내용입니다. 공장과의 소통 요령은 41편을 참고하세요.
7. 계약서에 넣어 둘 조항
수량 조건은 문제가 생긴 뒤에 정하려면 이미 늦습니다. 발주서나 구매 계약서에 미리 넣어 두세요.
- 수량 허용 범위(±%)와 부족·초과 방향별 기준
- 실제 출하 수량 기준 정산
- 허용 범위를 넘는 초과분은 바이어 서면 동의 없이는 수령 의무 없음
- 부족분 통보 기한(예: 입고 후 7~14일)과 해결 방식(보충, 차감, 환불)
- 스페어 수량과 무상·유상 여부, 별도 포장 의무
- 박스 입수 기준과 끝 박스 표기 의무
품질 기준과 책임을 계약으로 정하는 방법은 103편에서 정리했습니다.
8. 실제 사례 세 가지
상담에서 자주 마주치는 유형을 익명화해 정리했습니다. 수치는 예시입니다.
사례 1 — 실리콘 뚜껑 140개 부족
글 첫머리의 사례입니다. 이 업체는 다음 발주부터 "부족 0%, 초과 +2%, 실제 출하 수량 기준 정산"을 발주서에 적고, 잔금을 보내기 전에 박스별 수량과 무게가 적힌 패킹리스트를 받았습니다. 이후 세 번의 발주에서 수량 차이는 모두 1% 안이었고 정산도 송장 단계에서 끝났습니다.
사례 2 — 인쇄 선물 박스 12% 초과 청구
맞춤 인쇄 선물 박스 5,000개를 발주한 업체에 5,600개가 도착했고, 공장은 600개분 대금을 추가로 청구했습니다. 인쇄 손실을 감안해 넉넉히 찍었는데 불량이 적게 나왔다는 설명이었습니다. 계약에 허용 범위가 없어 결국 초과분을 절반 단가에 인수했고, 다음 발주부터 "±5%, 초과분은 서면 동의 후 출하"를 넣었습니다.
사례 3 — 끝 박스 표기 누락
휴대폰 케이스 2,000개를 박스당 50개씩 40박스로 받은 업체가 있었습니다. 공장은 1,980개만 만들어 마지막 박스에 30개를 넣고, 다른 박스와 똑같이 "50PCS" 라벨을 붙였습니다. 입고 담당은 박스 수만 세고 2,000개로 등록했고, 한 달 뒤 재고 실사에서야 20개 부족을 발견했습니다. 공장은 통보가 늦었다며 책임을 인정하지 않았습니다. 이 업체는 지금 입고 때 박스 무게를 모두 잽니다.
9. 자주 하는 실수
- 발주서에 수량 허용 범위를 적지 않은 경우
- 송장 수량만 보고 잔금을 먼저 보낸 경우
- 입고 때 박스 수만 세고 박스 안 수량은 확인하지 않은 경우
- 스페어를 말로만 요청해 본 수량과 섞여 들어온 경우
- 부족을 몇 주 뒤에 발견해 공장이 책임을 인정하지 않은 경우
- 공장이 초과 수량을 실어 보내고 청구했는데 그대로 지급한 경우
10. 수량 관리 체크리스트
발주 단계
- 수량 허용 범위(±%)를 부족·초과 방향별로 정했다
- 실제 출하 수량 기준 정산을 발주서에 적었다
- 초과분은 서면 동의 후 출하한다는 조건을 넣었다
- 스페어 수량과 무상·유상 여부를 정했다
출하 전
- 박스별 수량과 총중량이 적힌 패킹리스트를 받았다
- 끝 박스에 실제 입수가 표기됐는지 확인했다
- 스페어가 별도 박스로 분리됐는지 확인했다
- 적재 박스 수를 사진으로 받았다
입고 시
- 박스 수와 외관을 확인했다
- 무작위로 박스를 열어 낱개 수량을 셌다
- 박스 무게를 재 이상한 박스를 골라냈다
- 부족이 있으면 당일 증거를 남기고 기한 안에 통보했다
마무리 - 수량도 사양입니다
품질은 꼼꼼히 확인하면서 수량은 "알아서 맞춰 오겠지" 하고 넘기는 경우가 많습니다. 하지만 수량 차이는 판매 계획과 재고, 정산에 한꺼번에 영향을 줍니다. 몇 퍼센트까지 괜찮은지, 남으면 누가 사는지, 모자라면 어떻게 메우는지를 발주서에 숫자로 적어 두면 차이가 생겨도 협상 없이 정산으로 끝납니다.
당장 해 볼 일도 있습니다. 진행 중인 발주서를 열어 수량 옆에 ± 표시가 있는지 확인해 보세요. 없다면 위의 문구를 공장에 보내 이번 주 안에 합의해 두면 됩니다.
스타트메이드는 발주서 수량 조건 설계, 출하 전 수량·박스 확인, 부족분 클레임 협상까지 현지에서 함께 지원합니다. 수량이 어긋나 판매 일정이 꼬인 경험이 있다면 다음 발주부터 같이 챙겨 드립니다.
발주한 수량, 그대로 받고 계신가요?
수량 허용 범위 설계부터 출하 전 박스 확인, 부족분 클레임 협상까지
숫자가 어긋나지 않도록 현지에서 함께 챙깁니다